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Manual del administrador

Panel de administración

Horario

La parrilla semanal del gimnasio. Aquí creas las clases, ves cuántos alumnos reservaron, cambias cupos, cancelas una clase y resuelves los avisos de los coaches.

La pantalla

La figura muestra tres días para que se lea bien; la pantalla real muestra de lunes a sábado.

  1. Botones principales. Nueva clase abre el formulario para crear una clase. Materializar 21d genera las clases de los próximos 21 días a partir de la plantilla.

  2. Indicadores. Cuántas clases hay esta semana, cuántas tienen cupos, cuántas están llenas y cuántos avisos de coaches esperan tu decisión.

  3. Pestañas. Vista semanal es el calendario. Excepciones lista los avisos de coaches que no pueden dictar. Plantilla es el horario que se repite cada semana.

  4. Semana. Las flechas pasan a la semana anterior o siguiente. El día de hoy se resalta en azul.

  5. Tarjeta de clase. Muestra la especialidad, la hora y reservados/capacidad. Los tres puntos abren Cambiar cupos y Cancelar. La etiqueta Única marca una clase de una sola fecha. Una celda rayada significa que no hay clase a esa hora.

La parrilla va de lunes a sábado

El formulario permite elegir domingo, pero la vista semanal no tiene columna de domingo: una clase creada ese día no se verá en esta pantalla.

Colores de los cupos

El color del contador depende de cuántos cupos quedan libres. Mueve el control para verlo.

Clase con capacidad 15
13/15

Pocos cupos

Cupos libresColorLeyenda en pantalla
Más de 3Verde«Con cupos»
De 1 a 3Ámbar«Pocos cupos»
0Rojo«Lleno / Cancelado» (la tarjeta completa se pinta de rojo)

Crear una clase

Hay dos tipos de clase. Elige el tipo arriba del formulario.

Cada semanaSe repite todas las semanas. Queda en la pestaña «Plantilla». Empieza a regir desde la fecha que indiques, que debe ser posterior a hoy.
Solo una vezUna clase para una fecha concreta (un seminario, una reposición). No se repite ni aparece en «Plantilla». La fecha puede ser hoy si la hora aún no pasó.

  1. Pulsa Nueva clase y elige Cada semana o Solo una vez.

  2. Indica el Día de la semana y la Hora de inicio. En Solo una vez, el día se reemplaza por Fecha.

  3. Elige Especialidad, Sala y Coach. Los tres son obligatorios. Las listas salen de Configuración y de Accesos.

  4. Ajusta Duración (min) (de 15 a 300, de 15 en 15) y Capacidad (de 1 a 200). Vienen en 60 y 15.

  5. Solo en Cada semana: indica Rige desde, la fecha desde la que vale esta clase. Como mínimo, mañana.

  6. Pulsa Guardar. Verás Clase agregada a la plantilla o Clase única creada.

¿No ves la clase nueva en la Vista semanal?

Una clase semanal se guarda en la plantilla; las clases concretas aparecen cuando se generan. Pulsa Materializar 21d para verlas de inmediato. Una clase única aparece en su semana: usa las flechas para llegar a ella.

Generar las clases de las próximas semanas

La plantilla es el molde; los alumnos reservan clases con fecha. «Materializar 21d» convierte el molde en clases reales para los próximos 21 días.

  1. PlantillaLunes 10:00 · Boxeo · Coach Marco · cupo 15
  2. Materializar 21dCrea las clases con fecha de los próximos 21 días.
  3. Vista semanalCada lunes de las próximas tres semanas aparece como tarjeta.
  4. App del alumnoEl alumno ve la clase y reserva su cupo.

  1. Pulsa Materializar 21d. No pide confirmación; mientras trabaja dice Materializando….

  2. Al terminar verás Horario materializado: N bloques nuevos. Puedes pulsarlo las veces que quieras: no duplica clases.

Cambiar una clase semanal

Para cambiar la hora, la sala, el coach, la duración o la capacidad de una clase que se repite. El cambio vale hacia adelante; las clases ya generadas no se tocan.

La tabla real tiene además las columnas «Duración» y «Rige desde».

  1. Abre la pestaña Plantilla.

  2. En la fila de la clase, pulsa Nueva versión. Se abre el mismo formulario con los datos actuales.

  3. Cambia lo que necesites, vuelve a elegir el Coach (es obligatorio) e indica Rige desde con una fecha posterior a hoy.

  4. Pulsa Guardar. Verás Nueva versión guardada.

Cambiar los cupos de una clase

Para una sola clase con fecha: por ejemplo, hoy la sala es más chica. Solo se puede en clases que aún no empezaron.

  1. En la tarjeta de la clase, pulsa los tres puntos y elige Cambiar cupos.

  2. Escribe el Nuevo cupo (de 1 a 200).

  3. Escribe el Motivo. Es obligatorio.

  4. Pulsa Guardar. Verás Cupos actualizados.

Si bajas el cupo por debajo de las reservas

El sistema lo permite y nadie pierde su reserva: la clase queda en sobreaforo y el aviso dice Cupos actualizados: el bloque queda en sobreaforo. Para cambiar la capacidad de todas las clases futuras, usa Nueva versión.

Cancelar una clase

Cuando una clase con fecha no se va a dictar.

  1. CancelarEscribes el motivo y confirmas.
  2. Clase canceladaLa tarjeta se pinta de rojo y pierde el menú de tres puntos.
  3. Reservas canceladasSe anotan como canceladas por el club, no por el alumno.
  4. Aviso al alumnoCada alumno con reserva recibe el aviso con el motivo que escribiste.

  1. En la tarjeta de la clase, pulsa los tres puntos y elige Cancelar (en rojo).

  2. Lee la pregunta: te dice a cuántos alumnos reservados se va a notificar.

  3. Escribe el Motivo. Los alumnos lo van a leer: redáctalo pensando en ellos.

  4. Pulsa Confirmar cancelación. Verás Bloque cancelado. El botón Cancelar del formulario solo lo cierra, sin hacer nada.

No se puede deshacer

Una clase cancelada no se reactiva desde el panel. Si te equivocaste, crea una clase nueva con Solo una vez; los alumnos tendrán que reservar otra vez.

Avisos de coaches que no pueden dictar

Cuando un coach avisa que no puede dar una clase, aparece en la pestaña «Excepciones» y suma en «Decisiones pendientes».

En pantalla es una tabla con las columnas «Clase», «Día / Hora», «Coach», «Motivo del aviso» y «Acción».

  1. Abre Excepciones. Si no hay nada que decidir, dice Sin decisiones pendientes.

  2. Asignar suplente mantiene la clase y la marca como pendiente de suplente. Se aplica al instante y el aviso sale de la lista. No elige al suplente: coordínalo tú con el coach que va a cubrir.

  3. Cancelar clase cancela la clase y avisa a los alumnos reservados. Pide confirmar con Confirmar cancelación. El motivo que reciben los alumnos es el texto del aviso del coach.

Si algo falla

«HERO-409 choca con otra clase: la sala o el coach ya están ocupados»
A esa hora la sala o el coach ya tienen otra clase. Cambia la hora, la sala o el coach.
«La fecha de efecto debe ser posterior a hoy»
«HERO-409 un cambio de horario rige desde mañana, no desde hoy»
En «Rige desde» pon una fecha de mañana en adelante.
«HERO-409 la clase no puede empezar en el pasado»
La clase única es para hoy pero la hora ya pasó. Elige una hora o fecha futura.
«HERO-409 la clase no puede programarse a más de un año»
Elige una fecha más cercana.
«HERO-409 ese usuario no es un coach activo»
Revisa en Accesos que esa persona tenga rol coach y esté activa.
«HERO-404 esa sala no existe o está archivada»
La sala se archivó. Elige otra o crea una nueva en Configuración.
«HERO-409 el bloque ya está dictado o cancelado»
La clase ya terminó o ya estaba cancelada; no admite más cambios.
«HERO-409 ese aviso ya se resolvió»
Otra persona ya decidió sobre ese aviso. Recarga la página.
«Selecciona la especialidad», «Selecciona la sala», «El coach es obligatorio», «Ingresa el motivo»
Falta llenar ese campo del formulario.

Lo que esta pantalla no hace

  • No elimina una clase de la plantilla. Solo se puede cambiar con «Nueva versión».
  • No cambia la hora, la sala ni el coach de una clase que ya tiene fecha. Para eso se cancela y se crea otra.
  • No muestra la lista de alumnos reservados: solo el conteo. La lista la ve el coach en su panel.
  • No maneja feriados. Si un día no hay clases, cancélalas una por una.
  • No reactiva una clase cancelada.

Hero Fight Club · Panel de administración. Los nombres entre «comillas» son los textos tal como aparecen en pantalla. Los datos de las figuras son ejemplos.